一日を効率良く過ごすための、Googleカレンダーの便利な使い方

どうも、佐田真人(@mst727)です。

  • Googleカレンダーをもっと使いこなしたい
  • もっと効率よく一日を過ごすスケジュール管理がしたい

そんなお悩みを解決する記事です。

▼記事の内容

  • Googleカレンダーは時間を可視化できる
  • Googleカレンダーのマイルール
  • スケジュールをルール化するメリット

「何から手をつければいいか分からず、一日テキパキ動けなかったなあ」と思ったことは、一度や二度ではないはず。今日はそんな一日を改善するタスク管理のお話です。

本職がWebディレクターだったこともあり、チームのマネージメントや個人のタスク管理で、よくGoogle関連のツールを利用しています。

今回はそのなかでもとくに利用頻度の高い「Googleカレンダー」を用いた、一日効率よく動けるスケジュールの管理方法をご紹介していきます。

Googleカレンダーは時間を可視化できる

Googleカレンダーのすごいところは、1日のスケジュールを可視化できること。これが無料で使えるんですから、使わない理由はありません。

タスク管理ツールは主に、GoogleスプレッドとGoogleカレンダーのみを利用しています。

  • Googleスプレッドでタスク出しから日別のスケジュールまでを管理
  • Googleカレンダーで1日のスケジュールを時間ごとに管理
  • 期限付きのタスクもGoogleカレンダーのTO DOで管理

Googleタスクが内包され、Googleカレンダーひとつで「スケジュールとTO DO」が管理できるようになったので、一括管理しています。

具体的なスケジュール管理の方法を説明していきますね。

Googleカレンダーの使い方とマイルール

まずはGoogleスプレッドシートで、タスクを日別のスケジュールまで分解し、Googleカレンダーに落とし込んでいきます。

だいたい毎週金曜に来週のスケジュールをざっくり埋め、あとは毎日の作業が終わり次第、翌日のスケジュールを再度埋めるようにしています。

スケジュールの書き方は統一していて、一目で「なにがあるのか」がわかりやすいようにしています。

①スケジュール管理は「作業・企画・整理・MTG」の4つに分ける

Googleカレンダーのスケジュール表記は、こんな感じでマイルールを定めています。

作業:執筆(TOKIORI)→カテゴリ:なに(どの媒体)

まず「作業・企画・整理・MTG」の4つに分け、続いて具体的になにをするのか、どこの仕事にあたるのかを記入していきます。それぞれの定義はこんな感じです。

  • 作業:手を動かす作業。執筆や編集、レタッチなど
  • 企画:頭をつかう(0→1を考える)作業。ブレストや計画など
  • 整理:すでにあるものを整理する作業。ディレクションやタスク管理など
  • MTG:だれかと話すときは基本30分刻みで行う

▼そのほかのスケジュール表記

ランチや飲み会は「だれとどこで会うのか」を、一目でわかるように記入しています。人数が多い飲み会やイベントなどは、「名前@場所」だけで済ますことも多いです。

ランチ:だれ@場所(だれとどこで会うか)

あとは「移動」もスケジュールに書き込んでいます。移動時間は意外と忘れていることが多いので、しっかりとスケジュールに入れるようにしています。

②スケジュールの色分けは、チームごとに行う

Googleカレンダーを使いこなしている方は、色分けをしている方も多いと思います。僕の場合は、すでに文字でカテゴリ分けしていることもあり、個人のスケジュールでは色分けしていません。

その代わり、チームごとにスケジュールは色分けし、管理しています。だれかと共有しているスケジュールは、個人の色と分けて管理している感じですね。

もし個人のみのスケジュール管理しかせず、もっと視認性を良くしたいという方は、カテゴリごとに色を分けてみてもいいかもしれませんね。

③締切のあるタスクや大切な予定は月別でも見れるように

Googleカレンダーは月別で1日の予定を記入することもできます。そのなかでも締切のあるタスクや1日の大半を占める予定は、月別の一覧でも見れるようにしています。

締切日や1日の大半を占める予定は、そこから逆算して予定を立てたりすることも多いので、月別で全体像を見渡せる方がいいんですよね。

そんなこともあり、締切タスクや1日移動する日、イベントなどは、まず月別スケジュールに記入しています。

スケジュール管理をルール化していることのメリット

書き込みをルール化していると、Googleカレンダーを見たときに、一週間なににいちばん時間を使っていたのか、一目でわかるんですよね。

とくに作業や企画などのカテゴリ分けしていることで、思考や作業にどれぐらいの時間を割いているかがわかる。

例えば、単純な作業時間が多ければ、だれかに協力してもらうことも検討できるんですよね。その判断材料にもなっています。

最後に

自分にとっての最適なタスク管理を見つけるのは、思いのほか時間がかかるものだと考えます。

だからこそ「あなたにはこれ!」となかなか進めづらいのですが、Googleカレンダーはタスク管理の基本となるものなので、今回改めてご紹介させていただきました。

もしいろんなタスク管理ツールがあって、それを使えばいいかわからないという方は、ぜひ今回の使い方を参考に、Googleカレンダーを使ってみてください。

最後まで読んでくださり、ありがとうございます。今回の記事が、すこしでも皆さんのお力になれば、嬉しいです。

今日はこれにておしまい。
それではまた!