どうも、佐田真人（@mst727）です。
- Googleカレンダーをもっと使いこなしたい
- もっと効率よく一日を過ごすスケジュール管理がしたい
そんなお悩みを解決する記事です。
▼記事の内容
- Googleカレンダーは時間を可視化できる
- Googleカレンダーのマイルール
- スケジュールをルール化するメリット
「何から手をつければいいか分からず、一日テキパキ動けなかったなあ」と思ったことは、一度や二度ではないはず。今日はそんな一日を改善するタスク管理のお話です。
本職がWebディレクターだったこともあり、チームのマネージメントや個人のタスク管理で、よくGoogle関連のツールを利用しています。
今回はそのなかでもとくに利用頻度の高い「Googleカレンダー」を用いた、一日効率よく動けるスケジュールの管理方法をご紹介していきます。
Googleカレンダーは時間を可視化できる
Googleカレンダーのすごいところは、1日のスケジュールを可視化できること。これが無料で使えるんですから、使わない理由はありません。
タスク管理ツールは主に、GoogleスプレッドとGoogleカレンダーのみを利用しています。
- Googleスプレッドでタスク出しから日別のスケジュールまでを管理
- Googleカレンダーで1日のスケジュールを時間ごとに管理
- 期限付きのタスクもGoogleカレンダーのTO DOで管理
Googleタスクが内包され、Googleカレンダーひとつで「スケジュールとTO DO」が管理できるようになったので、一括管理しています。
具体的なスケジュール管理の方法を説明していきますね。
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Googleカレンダーの使い方とマイルール
まずはGoogleスプレッドシートで、タスクを日別のスケジュールまで分解し、Googleカレンダーに落とし込んでいきます。
だいたい毎週金曜に来週のスケジュールをざっくり埋め、あとは毎日の作業が終わり次第、翌日のスケジュールを再度埋めるようにしています。
スケジュールの書き方は統一していて、一目で「なにがあるのか」がわかりやすいようにしています。
①スケジュール管理は「作業・企画・整理・MTG」の4つに分ける
Googleカレンダーのスケジュール表記は、こんな感じでマイルールを定めています。
作業：執筆(TOKIORI)→カテゴリ：なに(どの媒体)
まず「作業・企画・整理・MTG」の4つに分け、続いて具体的になにをするのか、どこの仕事にあたるのかを記入していきます。それぞれの定義はこんな感じです。
- 作業：手を動かす作業。執筆や編集、レタッチなど
- 企画：頭をつかう(0→1を考える)作業。ブレストや計画など
- 整理：すでにあるものを整理する作業。ディレクションやタスク管理など
- MTG：だれかと話すときは基本30分刻みで行う
▼そのほかのスケジュール表記
ランチや飲み会は「だれとどこで会うのか」を、一目でわかるように記入しています。人数が多い飲み会やイベントなどは、「名前＠場所」だけで済ますことも多いです。
ランチ：だれ＠場所（だれとどこで会うか）
あとは「移動」もスケジュールに書き込んでいます。移動時間は意外と忘れていることが多いので、しっかりとスケジュールに入れるようにしています。
②スケジュールの色分けは、チームごとに行う
Googleカレンダーを使いこなしている方は、色分けをしている方も多いと思います。僕の場合は、すでに文字でカテゴリ分けしていることもあり、個人のスケジュールでは色分けしていません。
その代わり、チームごとにスケジュールは色分けし、管理しています。だれかと共有しているスケジュールは、個人の色と分けて管理している感じですね。
もし個人のみのスケジュール管理しかせず、もっと視認性を良くしたいという方は、カテゴリごとに色を分けてみてもいいかもしれませんね。
③締切のあるタスクや大切な予定は月別でも見れるように
Googleカレンダーは月別で1日の予定を記入することもできます。そのなかでも締切のあるタスクや1日の大半を占める予定は、月別の一覧でも見れるようにしています。
締切日や1日の大半を占める予定は、そこから逆算して予定を立てたりすることも多いので、月別で全体像を見渡せる方がいいんですよね。
そんなこともあり、締切タスクや1日移動する日、イベントなどは、まず月別スケジュールに記入しています。
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スケジュール管理をルール化していることのメリット
書き込みをルール化していると、Googleカレンダーを見たときに、一週間なににいちばん時間を使っていたのか、一目でわかるんですよね。
とくに作業や企画などのカテゴリ分けしていることで、思考や作業にどれぐらいの時間を割いているかがわかる。
例えば、単純な作業時間が多ければ、だれかに協力してもらうことも検討できるんですよね。その判断材料にもなっています。
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最後に
自分にとっての最適なタスク管理を見つけるのは、思いのほか時間がかかるものだと考えます。
だからこそ「あなたにはこれ！」となかなか進めづらいのですが、Googleカレンダーはタスク管理の基本となるものなので、今回改めてご紹介させていただきました。
もしいろんなタスク管理ツールがあって、それを使えばいいかわからないという方は、ぜひ今回の使い方を参考に、Googleカレンダーを使ってみてください。
最後まで読んでくださり、ありがとうございます。今回の記事が、すこしでも皆さんのお力になれば、嬉しいです。
今日はこれにておしまい。
それではまた！