個人の生産性を最大限に上げる、最小限のタスク管理ツール 7つ【無料で使える】

どうも、佐田真人(@mst727)です。

  • 「タスク管理ツールが多すぎて使いこなせない」
  • 「タスク管理ツールを使い分けて生産性を上げたい」

そんなお悩みを解決する記事です。

▼記事の内容

  • タスク管理ツールが多すぎ問題
  • 厳選して使っているタスク管理ツール 7つ

僕は「タスク管理」や「仕事効率化」が大好きなんですが、最近ツールを整理し、毎日利用するものだけに絞ってみました。

身近な人たちにもよく聞かれることがあるので、今回を機に、現在利用しているタスク管理ツールを厳選してご紹介します。

タスク管理ツール多すぎ問題

タスク管理ツールは毎年いろんなツールが登場します。その度にダウンロードして使ってみてはツールが増えてしまう。

いろいろ試行錯誤して、いくつかのツールやアプリに厳選するものの、使いこなせずそのまま放置。そんな経験がある方もいらっしゃると思います。

だけど、僕らが使えるツールは限られている。だからこそ自分が適しているツールを見極めて、厳選していく必要があります。

生産性を上げるおすすめのタスク管理ツール 7つ

タスク管理ツールの使い分けは、仕事内容によって適しているものも変わってくると思うのですが、最近は大きく「チームの仕事・個人の仕事・プライベート」の3つで使い分けています。

いま使用しているタスクを上げるとこんな感じ。

  • Googleカレンダー(TODOリスト)
  • Googleスプレッドシート
  • Notion
  • Googleドライブ
  • Dropbox
  • Slack
  • メモ

だいたい毎日使用しているツールは上記の7つに絞られます。

一部タスク管理ツールではないものの、生産性を上げるという意味ではめちゃくちゃ活用してるツールになるので合わせてご紹介できればと思います。

①Googleカレンダー(TODOリスト)

今まではGoogleカレンダーと、別のタスク管理ツールを利用していたのですが、その必要が一切なくなりました。Googleカレンダー内で、Googleタスクも一緒に設定できるようになったんです。

今までのタスク管理ツールだと、カレンダーとタスクリストが別々になっているものが多かったので、視覚的に見づらかったんですよね。

それがGoogleカレンダーとTODOリストのおかげで、より直感的にタスクを整理できるようになりました。月別・週別・日別で管理できる最強ツールです。

②Googleスプレッドシート

年間計画やタスクリスト、ガントチャート作成の際に、めちゃくちゃお世話になっている「Googleスプレッドシート」。

最近はチームで仕事をする機会も増えたので、チームでタスクリストやスケジュールを共有し、ディレクションできるようにしています。

ちなみにGoogleのツールが大好きなので、ドキュメントやスライドも活用しています。スマホでも同期してチェックできるのが便利なんです。

参照:Googleスプレッドシート

③Notion

あらゆる情報を最適な形で管理できる「Notion」。デザインといい使い勝手といい、このツール、めちゃくちゃ好きです。

Googleドキュメントやスプレッド、Trelloを合体させたようなサービスで、情報管理はこれひとつでOKと感じさせてくれるんですよね。

僕の使い方としては、仕事にあまり関係ないプライベートなものをまとめています。例えば、読んでよかった記事や読みたい本、行ってよかったお店などをリストにして、管理しています。

スプレッドは仕事関連、Notionはプライベート関連という形で、使い分けています。

参照:Notion

④Googleドライブ

データ管理ツールは、GoogleドライブとDropboxのふたつ使っているんですが、クラウド上で作成したデータはすべて、「Googleドライブ」に保存しています。

Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドに加えて、チームと共有しているデータも、ファイルに分けて管理しています。

リアルタイムに複数人で作業できるのも、今となっては当たり前なのですが、やっぱり圧倒的に作業効率が上がりますよね。

⑤Dropbox

ローカルのデータは(PDFやワード、エクセル、パワーポイントなど)はすべて、「Dropbox」に保存しています。使い勝手がいいので、Dropboxに関しては、1TB分年間契約をしています。

オフラインでデータを確認することもできるので、旅行時に必要な情報や航空券なども保存して、どこにいてもスマホで確認できるようにしています。

データはどこかひとつにまとめていると、失ったときのリスクがあるので、基本はGoogleドライブやDropbox、ハードディスクに二重保存しているデータもあります。

参照:Dropbox

⑥Slack

個人間でのやりとりは、各SNSのDMやLINEを利用するのですが、プロジェクトやチームでのやり取りは、すべてSlackに統一しています。

一日チャットが飛び交うので、チャットツールの使い勝手が悪いと、仕事って全然捗らないですよね。Slackの良さは意外とスタンプひとつで、リアクションできるところかもしれません。

あとはカスタマイズできる楽しさや、過去のテキストの検索など、かゆいところに手が届くツール。いまの仕事はSlackなしでは考えられないですね。

参照:Slack

⑦メモ(Apple純正のアプリ)

今までいくつかのエディターツールを試したのですが、Apple純正のメモアプリに戻ってきましたね。また変わるかもしれないですが、いまのところ落ち着いています。

使っている理由としては、iPhoneとの同期がとにかく早いこと。PCとスマホでストレスなく両方で作業できるのは、やっぱり純正アプリならでは。

またシンプルで無駄な機能がないところも好きです。凝ったことはできないのですが、カテゴリごとにフォルダを分けて、それぞれに適したアウトプットを、すぐにできるのがお気に入りです。

最後に

タスク管理ツールはどれも優秀なものばかりですが、使いこなすことができなければかえって逆効果です。だからこそまずは自分が使用できる範囲で、厳選してタスク管理をしてみることをおすすめします。

できるかぎり情報を分散させず、最小限のタスク管理ツールで、最大限のパフォーマンスを出すこと。効率的に仕事をする上で、そんなことが大切なんじゃないかと思う、今日この頃です。

今回はタスク管理ツール限定だったのですが、次回はGoogle Chromeのアドオンのご紹介もしていければと思います。

今日はこれにておしまい。
それではまた!